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日本医科大学、給与明細のウェブ化により業務の最適化とともに職員満足度を向上

日本医科大学グループ

学校法人日本医科大学は、創設130年超の長い歴史と伝統を誇る日本最古の私立医科大学「日本医科大学」と獣医学校「日本獣医生命科学大学」、及び看護専門学校「日本医科大学看護専門学校」を通じて、医師・獣医師・看護師を養成するほか、関東圏域に4つの大学病院と4つのクリニック・医療センター、また動物医療センターを構えて高度・最先端の医療・獣医療を提供するなど、医学・獣医学・生命科学における幅広い研究により、人類と動物の健康や福祉の向上に貢献している。

同法人の人事部では、2003年6月よりみずほ情報総研の提供する「FX-Ware人事」を活用して7,500名の人事管理を行い、併せて給与計算アウトソーシングサービス「FX-Ware給与計算」により、うち6,000名の給与計算を行っている。また、新たに2012年4月からは24時間365日、職員がどこからでも給与明細書や源泉徴収票をウェブ上で閲覧できる「FX-Ware Web明細」を導入した。

職員の給与・賞与・退職金計算や支給、福利厚生関係などを管理する、人事部給与厚生課課長の太子 幹雄様と、同課主任の大曽根 順一様に、導入の背景とその効果について伺った。

管理部門の「時間外労働ゼロ」をもたらした、新たな給与システム

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学校法人日本医科大学
人事部給与厚生課課長
太子 幹雄 氏

「みずほ情報総研のFX-Ware給与計算を2003年に導入する以前は、1996年1月に導入したシステムを活用していました。いまでこそ個人情報の取扱いは厳しく管理するようになりましたが、当時は「給与」「財務・会計」「管財用度」という3つのシステムが同一環境下で稼動しており、職員の給与情報が経営情報と同じサーバーで管理されていました。また、情報管理の課題に加え、業務上の負担も大きくなっていました。明細書や源泉徴収票の作成は、このシステムで給与などの計算をして、人事部内にあるドットプリンターで丸1日掛けて印刷し、各所属の部署単位に仕分けして職員に配付していました」と、太子氏は当時を振り返る。

そんな折に太子氏が出会ったのが、「FX-Ware給与計算」だと言う。「当時の人事部長から、業務内容に応じて外部への委託を検討するようにという命題が課されました。まず対象として考えたのが、1日中部屋の片隅で騒音を立てて明細書を印刷する業務でした。また、同時期に、健康保険や年金などの社会保険の保険料をボーナスからも負担する総報酬制に変わることとなり、既存システムで対応するには膨大な費用が必要でした。このような背景もあって、新たな給与システムの導入を検討することになったのです」。

新たな給与システムを検討するにあたって太子氏が重視したのは、サーバーが人事部単体で使えること、そして給与システムを中心に据えるのではなく、人事管理システムが基本として存在し、給与計算業務は外部の信頼できる企業に任せられる形式であることの2点だった。その後、他社サービスとの比較検討の結果、みずほ情報総研の「FX-Ware給与計算」導入に至ったのである。太子氏によると、給与明細の発行について、印刷だけではなく給与の計算から依頼できるサービスは当時珍しかったという。

こうして、日本医科大学は2003年6月より「FX-Ware給与計算」を利用することになった。同法人での処理はインターネット経由で職員の給与データを報告するだけで、給与計算から振込手続き、また圧着式はがきに印刷した明細書の発行までを、みずほ情報総研が請け負うこととなったのである。なお、導入の際、独自に職員台帳システム、共済台帳システム、定期昇給システム、退職金システムなどの追加開発を行い、システム全体を同法人の業務に最適化している。

みずほ情報総研に人事関連システムの刷新を依頼したことによって、どのような効果が現れたのか。「給与計算から明細書の印刷までを委託できたことで、業務にかかる時間が大幅に短縮されました。以前は課員5名全員が時間外勤務をしていましたが、通常の処理月であれば、システムの操作に慣れた現在は時間内に終了させることが出来ます」と、同サービスの導入が給与厚生課の業務軽減に繋がった点を、大曽根氏は評価している。給与厚生課のスローガンである「時間外労働ゼロ」の達成に、「FX-Ware給与計算」が大きく貢献しているようだ。

10年来の信頼関係が生み出した追加機能

そして、導入から約8年が経過した2011年6月、日本医科大学に新たな転機が訪れた。同法人からの要望をもとに、職員がどこからでも給与明細書や源泉徴収票をPC、携帯、スマートフォンなどのウェブ上で閲覧できる機能が開発されることになったのである。新たな機能を求めた背景にはどのような想いがあったのだろうか。

「みずほ情報総研の担当者との10年来の信頼関係のなか、ビジネスパートナーとして相談しているうちに、現在のシステムに新たな機能を追加することも可能ではないかという想いが沸いてきました。その結果として、両者の関係をより高めて行きたいと思ったのです。そのころ課題となっていたのが給与明細書の配付でした。当時は支給日の前日10時に明細書を配付していたのですが、夜勤などの交代制勤務で不在の職員が多く、当日に配付できない職員が1,000名は存在しました。このような状況の改善を目標として、Web明細機能の開発を依頼することになったのです」と太子氏は経緯を振り返る。

要件定義から施行までにかかった期間は、約半年。試行錯誤を繰り返し、2012年1月に「FX-Ware Web明細」の稼動を開始した。試行錯誤を繰り返した分、当初考えていた要件はすべて実現でき、より良いものになったという実感があるという。特に、給与及び賞与の明細書や給与所得の源泉徴収票のウェブでの閲覧は他社のサービスにもあるが、「退職金の明細書や退職所得の源泉徴収票までウェブ上で閲覧できるよう付加価値をつけました」と、太子氏はその出来栄えに手ごたえを感じているようだ。

明細書のウェブ化がもたらした効果とは

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学校法人日本医科大学
人事部給与厚生課主任
大曽根 順一氏

太子氏によると、Web明細には、4つのメリットがあったと言う。第1は、全職員が支給日の前日0時に明細書を見られるという「職員満足度の向上」。第2は、当日に配付できない明細書の管理や6,000名分もの明細書の仕分け、非常勤職員や休職者への郵送などを不要とした「業務改善」。第3は、前述の業務改善に伴う郵送費や人件費などの削減による「収支改善」。そして第4は、ペーパレス化の促進による「環境負荷の削減」である。従来6,000名分の明細書などを発行していたことを考えると、源泉徴収票などを含めると年間で実に延べ10万名分の業務処理において効果を発揮していることになる。「従来は、明細書を各部署の代表者に各所属の担当部署まで取りに来て頂いていたので、その担当職員達の仕事も奪ってしまったかもしれませんね」と、太子氏はユーモアを交えて、語ってくれた。

2012年4月にWeb明細を本格導入しておよそ1年2カ月が経過したことになるが、利用している職員からは、どのような反応があるのだろうか。「時間や場所を問わずに明細書が見られるようになって良かったという声が聞こえており、職員満足度の向上という最大の目標が達成できたと実感しています。試行期間の3ヶ月間で周知を図ったことで順調に利用者が拡がり、現在では82.3%の職員がWeb明細を利用しています。今後は、アクセスした職員に特典情報を提供するなど工夫を重ね、さらに普及率を高めていきたいと考えています」と太子氏は語る。

大曽根氏も、「利用状況から、多くの職員は携帯電話などで見られることに利便性を感じているようです。紙の方が良いという声もありますが、費用対効果や時代の流れに鑑みると、やはり導入して良かったと感じます」と続ける。なお、システムの操作に不慣れな職員に対しては、各所属で明細書を印刷して提供しているという。職員のニーズに合わせて、柔軟な対応を取っているようだ。

人事管理システムを取り巻く課題と今後の展望

Web明細も導入から1年以上が経過し、定着したように見受けられるが、「FX-Ware給与計算」に今後期待している追加機能はあるのだろうか。

「学校特有の事情ですが、教員が複数の所属や学部を担当する場合、一人が複数の身分、つまり役割ごとに職員番号を持っています。これを、ひとつの番号で管理できる方法はないか検討しています」と大曽根氏は人事情報の管理機能に期待を寄せている。また、「学歴・前職歴、業務歴(研修報告)などをスキャンして職員情報として管理する」ことや「産休や育休など、休職の期間を登録する項目があるので、期間が終わった時に、データ上のステータス処理で通常勤務に復帰させたり、給与計算の再開が自動的に出来るようになれば便利ですね」と、太子氏と大曽根氏は声を揃える。特に出産は女性の身体への影響が大きいため、職員の約半数が女性である同法人にとって、出産に伴う職員の働き方の変化は、重要な課題になるという。「また、今後育児休業が3年に延長となったり、職員の働き方の多様化が進んだ時に、柔軟に変化に対応できる人事管理と給与計算の機能が実装されれば、さらに魅力あるシステムになるのではないかと期待しています。ユーザーが増えれば増えるほど、益々システムは充実・発展し続けるはずですから」と、太子氏は今後の展望を語ってくれた。

職員からのニーズに応えるよう、そして職員により利便性のある様々な施策を検討する人事部給与厚生課。その奮闘ぶりから、130年超に及ぶ伝統に縛られることなく、常に進化を求めてまい進する学校法人日本医科大学のスピリットが、垣間見えた気がする。

  • *この記事は、2013年6月の取材をもとに作成したものです。

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